Colas Pologne prend le contrôle de ses estimations

Colas Pologne fait partie du grand groupe français d’ingénierie civile Colas. Suite àthumb_colas_poland l’initiative du groupe Colas pour mettre en place le logiciel d’estimation Benchmark Estimating sur toutes ses activités en Europe centrale, Colas Pologne (Colas Polska Sp. Z.o.o) a noté des avantages significatifs lors de réalisation d’offres commerciales.

L’objectif de Colas Pologne est principalement la construction de routes, des petits projets routiers locaux aux autoroutes et aux voies rapides. L’entreprise réalise un chiffre d’affaires de quatre-vingts millions d’euros par an.

La société utilise le Logiciel Benchmark Estimating depuis deux ans, et sept estimateurs utilisent actuellement le système.

 

Outils de vérification, changement et contrôle de gain

Avant la mise en œuvre du logiciel Benchmark Estimating, Colas Pologne utilisait Excel pour ses estimations. Cela pouvait être à l’origine de problèmes, en particulier sur les grands projets.

«Il est facile de perdre le contrôle avec Excel, en particulier lors de l’analyse des données», a déclaré Michał Szcześniak, chef des offres et de l’approvisionnement pour Colas Pologne.

Quote_ColasPoland_001_FRMichał s’est rendu compte qu’une fois l’importation des spécifications par le client sur le projet Benchmark réalisée, ils disposaient de tous les outils pour réaliser des changements concernant les personnes ou les équipements à utiliser pour l’offre, ainsi que la correction et la modification facile des Items, si nécessaire.

 

Flexibilité pour une adaptabilité mondiale

Colas Pologne a créé une Bibliothèque d’Items représentant le fondement des connaissances de la société. Les Items de la Bibliothèque sont ensuite utilisés lors de la proposition, et modifiés en fonction des exigences spécifiques du projet et des conditions changeantes du site.

Grâce aux caractéristiques uniques de Benchmark, Colas Pologne a considérablement amélioré ses processus d’estimation:

  1. La fonction Importer Items d’une spécification du devis quantitatif a permis à Colas Pologne d’améliorer la vitesse et la précision de ses estimations dans la mesure où les quantités facturées sont automatiquement importées.
  2. Les estimateurs utilisent ensuite la fonction Allouer aux articles de prix dans leurs estimations avec le système correspondant à un article correspondant dans la bibliothèque d’objet avec un élément dans le projet facturé. «Nous sommes aussi souvent confrontés différentes conventions de Nom d’article en fonction des clients, ce qui signifie différentes façons d’étiqueter les Items. L’utilisation de la fonction Allouer nous permet de déterminer le pourcentage de correspondance dont nous avons besoin; la description de l’Item n’a pas besoin de correspondre exactement au nom de l’Item de la Bibliothèque.»
  3. «Nous pouvons même automatiser le processus en utilisant la fonction Auto Allouer, avec des options permettant d’appliquer automatiquement par code, description, ou les deux,» déclare Michał. «Cette fonction nous permet d’estimer l’ensemble du projet automatiquement, nous permettant ainsi d’économiser beaucoup de temps.»
  4. L’équipe fait alors les réglages en fonction des conditions du site avec l’utilisation des Capacités de Production. Si les conditions de terrain sont mauvaises, l’estimateur peut par exemple réduire les niveaux de production, ce qui augmentera les heures de tous les équipements et de la main-d’œuvre pour l’équipage de terrassement.
  5. Lorsque les caractéristiques de conception varient, les Variables viennent en aide aux estimateurs. L’élément de la bibliothèque peut être basé sur un paramètre de conception particulier, et la valeur est définie comme Variable. Lorsque cet élément est utilisé dans un projet, et que le projet présente un paramètre de conception différent, l’estimateur modifie la variable et le système ajuste automatiquement l’estimation en conséquence.

 

Conventions chevauchantes et questions linguistiques

Michal reconnaît que chaque pays d’Europe orientale a ses propres besoins informatiques. La façon dont un certain nombre est affiché- la séparation décimale des nombres par un point, au lieu d’utiliser une virgule par exemple. L’équipe de Benchmark a donc réalisé des ajustements au logiciel afin de refléter ce besoin.

En ce qui concerne les exigences spécifiques par pays, Michal nous a détaillé la méthode consistant à former uniquement que les personnes clés, dans un premier temps:

«Nous avons appris qu’il était préférable de réaliser des ateliers et des sessions de formation pour les utilisateurs clés seulement, leur permettant d’acquérir les connaissances nécessaires sur le logiciel pendant un mois. Ces utilisateurs principaux pourront alors transmettre les connaissances aux autres membres de l’équipe.»

Un avantage surprenant du procédé est que, même si le Logiciel Benchmark Estimating est disponible dans de nombreuses langues, y compris le polonais, les estimateurs de Colas Pologne peuvent améliorer leurs compétences en langue anglaise en utilisant la version polonaise et la version anglaise simultanément.

 

Réalisation des possibilités

Avant la mise en place de Benchmark, Michał estime que la filiale ne disposait pas d’un contrôle précis sur les estimations, en particulier dans le cadre de moyens et grands projets routiers. «Il était facile de faire des erreurs dans la mesure où les rapports étaient toujours générés manuellement,» déclare Michał.

«Au contraire, utiliser Benchmark offre de nombreuses possibilités pour vérifier et contrôler les coûts. Nous pouvons être certains qu’il n’y a pas d’erreur, que le prix est correct et que nous n’avons pas oublié d’éléments. En résumé, nous pouvons vérifier précisément nos estimations avant de les envoyer.»

 

Projets futurs

Colas Pologne a trois objectifs principaux en matière d’estimation à travers l’entreprise. Le premier objectif est de devenir plus efficace sur les petits projets de manière à réduire les coûts, et d’être ainsi en mesure de faire des offres sur plus de projets. Le second consiste à utiliser la fonction Routines afin de réaliser les estimations des projets plus importants, y compris les projets routiers et les parcs éoliens, de manière plus cohérente. Le troisième objectif est que, quand un projet est gagné, les informations d’estimation sont mieux transmises à la direction opérationnelle afin de lui permettre de finaliser ses budgets pour les travaux.

«Nous sommes à présent en ligne pour utiliser les fonctions uniques du logiciel Benchmark Estimating pour atteindre ces objectifs,» a déclaré Michał.

 


Colas est membre du Groupe Bouygues.

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