Relever les défis d’une agence gouvernementale en évolution

Six mois après la publication de l’histoire de la réussite d’une grande organisation gouvernementale qui nous a contactés avec leurs exigences spécifiques pour la création d’un système d’estimation, nous avons tenu à connaitre la manière dont le logiciel leur a servi. Benchmark Estimating Software a présenté un modèle d’estimation pour le client pour répondre au premier défi qui était d’accroître la productivité et la précision de leurs estimations. 

En raison des restrictions de communication, nous sommes au regret de ne pas pouvoir divulguer l’identité ou les noms individuels des clients.

Le défi – plus d’estimations, moins d’estimateurs et des projets à grande échelle

Un grand fournisseur d’infrastructures gouvernementales a fait face à une augmentation du nombre de projets d’entretien de plus de quarante pour cent, et dans le même temps à une réduction du personnel d’estimation.

Le défi était encore plus compliqué dans la mesure où l’organisation travaille sur différentes zones géographiques, et les coûts varient considérablement entre les régions.

La solution proposée – un modèle paramétrique

L’équipe de Benchmark a suggéré l’utilisation d’un modèle paramétrique construit au sein de Benchmark Estimating Software. Celui-ci permet de créer des estimations avec seulement dix pour cent du temps initialement pris avec les méthodes d’estimation normales. En outre, comme l’intelligence d’estimation était conçue dans ces modèles, les utilisateurs n’ont pas besoin d’être des estimateurs qualifiés: les gestionnaires de projet peuvent très bien lancer le modèle et créer des estimations.

Pour répondre aux exigences d’estimation dans de nombreuses zones, la version Entreprise de Benchmark a été utilisée, permettant ainsi de modifier les Coûts des ressources à utiliser dans les différentes régions.

Qu’a-t-on conçu- le concept de Modèle d’estimation

Le modèle dispose d’un formulaire d’entrée comme interface frontale. Le formulaire est interactif: au fur et à mesure que les questions obtiennent des réponses, les réponses influent elles-mêmes sur les questions supplémentaires posées.

Sur le logiciel Benchmark, une Routine est créée pour intégrer les connaissances des responsables du personnel d’estimation. Cela ajoute des questions d’entrée correspondant à celles du formulaire d’entrée. Les réponses fournies dans le formulaire d’entrée, ainsi que les valeurs calculées sur la base des réponses, peuvent être automatiquement importées. La Routine peut ensuite être exécutée, et son résultat est une Quantité prévue pour le projet.

Les Quantités prévues sont ensuite estimées en utilisant certaines des caractéristiques uniques de Benchmark. L’estimateur principal nous a expliqué que la fonction Auto-Allouer de Benchmark joue un rôle important dans le succès du modèle.

« Auto-Allouer nous permet de remplir automatiquement et très rapidement des éléments similaires à différents projets depuis la Bibliothèque d’Items. »

La fonction Inactive Item est très utile.

« Il est plus facile d’exclure certains Items inutiles, plutôt que d’essayer d’ajouter ce qui manque. Rendre les Items inactifs dans le logiciel, par rapport à leur suppression, a été utile et montre qu’une décision consciente a été prise pour exclure les Items et il ne s’agit pas toujours d’un oubli lorsque quelque chose n’est pas inclus. »

En utilisant une base de données régionalisée, seuls les objets qui se rapportent aux conditions spécifiques applicables dans la zone où le projet doit être construit sont utilisés. Les utilisateurs voient uniquement les données qui les concernent. Cela leur permet de baser leurs estimations sur les lieux du projet et les exigences spécifiques au projet, y compris la stratégie d’approvisionnement pour cette zone particulière.

 

La fonction Comparateur de projet s’est révélée extrêmement utile pour eux dans la comparaison des options pour un projet spécifique.

« Les gestionnaires de projet ont la possibilité d’utiliser le Comparateur de projet pour examiner et comparer les estimations. Cela leur permet de gagner du temps en comparant les révisions des estimations, mais aussi de mener une analyse de risques (What if), déclare l’estimateur principal. »

Facile à apprendre, facile à utiliser

L’organisation a largement bénéficié de la facilité d’utilisation de Benchmark Estimating Software, son adaptabilité à tous les types d’utilisateurs et le fait que les utilisateurs n’aient pas besoin de compétences formelles d’estimation ou de formation au logiciel.

Nous avons vu un avantage supplémentaire en cela, via le modèle : les utilisateurs qui ne sont pas officiellement formés à l’utilisation de Benchmark se sont très vite adaptés au logiciel d’estimation de Benchmark. Les révisions des projets se déroulent sur le logiciel lui-même, sans avoir besoin de lancer à nouveau le modèle.

Une autre exigence clé était que les estimations puissent être produites par les gestionnaires de projet.

« Je pense que le principal avantage réside dans le fait que nos chefs de projet commencent à faire des estimations. C’était auparavant quelque chose qu’ils ne faisaient pas, qu’ils faisaient faire à quelqu’un d’autre ou qu’ils faisaient relativement mal. »

Les budgets suffisants pour construire les œuvres par consensus

« Dans le passé, si un client disposait d’un financement, nos chefs de projet choisissaient parfois simplement ce montant de financement comme base de l’estimation. Cela ne reflétait certainement pas la «meilleure pratique » à suivre. Nous produisons maintenant notre propre estimation, puis nous la comparons avec l’estimation de notre client externe. Nous en discutons, puis nous développons l’estimation et la resoumettons. Nous arrivons donc à un consensus entre les deux parties et une estimation mutuelle », déclare l’estimateur principal.

La négociation en partant d’un point de connaissances

Benchmark Estimating Software a grandement amélioré le processus de négociation pour l’organisation en fournissant aux membres de l’équipe des estimations détaillées. Ils disposent de connaissances nettement plus avancées au moment de négocier avec leurs fournisseurs, leur permettant ainsi de discuter des ressources, des prix, de la sous-traitance et des Capacité de Production.

Ces derniers ont constaté que le partage des connaissances a permis d’améliorer le développement continu de toute l’organisation. Cela pourrait conduire à une réduction de la nécessité de négociations à l’avenir, et donc plus d’efficacité dans l’exécution des projets.

Conclusion – Un résultat incroyable!

« L’utilisation d’un modèle paramétrique sur Benchmark Estimating Software a complètement répondu à nos attentes initiales », admet l’estimateur principal.

« Pour résoudre le problème de l’estimation avec moins de personnel, l’intention était de permettre aux gestionnaires de projet de réaliser l’estimation et cet objectif a clairement été atteint. Grâce à la vitesse de production des estimations, nous sommes en mesure de faire face à des besoins de plus de deux cents estimations sur un an. La qualité des estimations est améliorée car elles se basent sur les conditions de la région où le projet doit être réalisé. En outre, la transparence du résultat sur Benchmark a conduit à de meilleurs résultats lors des négociations avec nos clients. »

Compte tenu de ces commentaires impressionnants et des rapports obtenus, tout le monde semble d’accord pour dire que le projet a été un succès retentissant.

Pour plus d’informations sur l’estimation paramétrique, cliquez ici.


Cette étude de cas est un excellent exemple de la façon dont Benchmark Estimating Software peut fournir des bénéfices importants aux grandes organisations, avec des emplacements multiples et des exigences très spécifiques.

Nous vous invitons à nous contacter dès aujourd’hui pour discuter des options pour votre entreprise.

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