Programmed Facility Management – Implementando una metodología de estimación de costes consistente

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Programmed Facility Management (PFM), parte del grupo de empresas Programmed, es uno de líderes en Australia en servicios de mantenimiento y gestión de instalaciones, y presta sus servicios a Administraciones Públicas, Viviendas Sociales, Hogares de Ancianos, Edificios de Empresas, Centros Comerciales, Colegios, Prisiones, Industrias, etc.

Programmed Facility Management ofrece a sus clientes un amplio rango de servicios relacionados con la gestión y mantenimiento de instalaciones y bienes, y dan un soporte personalizado que garantiza un funcionamiento eficiente de los edificios, instalaciones e infraestructuras.

Benchmark Estimating recientemente habló con Rick Pelletier, Business Systems Manager, y Dave Freedman, State Manager para Queensland, en PFM sobre los retos a los que se enfrenta la empresa a la hora de estimar sus costes y cómo esperan que Benchmark Estimating Software les ayude a vencer estos retos.


Retos a los que se enfrenta Programmed Facility Management

Rick Pelletier identificó como uno de sus mayores retos la falta de una metodología consistente entre todas sus oficinas en Australia. Rick comenta que “actualmente, la conexión entre actividad, gestión de oportunidad y tasas de conversión o generación de oportunidades no es consistente dentro de la empresa. Sin Benchmark Estimating Software, Programmed Facility Management no sería capaz de aprovechar eficientemente las sinergias y conocimientos individuales”.


La solución aportada por Benchmark Estimating Software

Benchmark Estimating Software está construido de tal manera que sigue una metodología de estimación detallada y transparente que se centra en capturar el conocimiento existente en la organización y utilizarlo a través de su sistema de Bibliotecas y una Base de Datos Central. Rick cree que con Benchmark Estimating Software, PFM será capaz de “proporcionar una metodología de estimación de costes ‘consistente’ y ‘transparente’; y esto nos permitirá implementar procesos comunes y mejores prácticas para todos los usuarios en PFM por todo el país”.


Benchmark Estimating Software – En sintonía con la estrategia a largo plazo de PFM

Benchmark Estimating Software es fundamentalmente un sistema de software de estimación de costes, flexible y que intenta contribuir en la mejora de procesos necesarios para el crecimiento de la empresa.

En el caso de Programmed Facility Management, Benchmark Estimating Software está en perfecta sintonía con los objetivos de la empresa y, según Rick, has sido identificado como “uno de los catorce proyectos TIC para la mejora de la eficiencia que se implementarán como parte del Mapa de Ruta Estratégico [de PFM]”. Programmed Facility Management tiene como objetivo una “integración total de los sistemas empresariales de gestión en toda la empresa, y Benchmark [Estimating Software] es un componente clave de ese sistema”.


Benchmark Estimating Software is being used by Programmed Facility Management on tablet PCs

Tyson Jeffery, de Programmed Facility Management, usando Benchmark Estimating Software en una Tableta PC.

Flexibilidad y Exportaciones – Beneficios desde la perspectiva del usuario

Dave Freedman, State Manager para Queensland formó parte del ‘steering committee’ que comenzó a interesarse por Benchmark Estimating Software. Él mismo ha sido usuario de Benchmark durante dos años y ahora nos comenta las características que a su entender proporcionan mayores beneficios a Programmed Facility Management.

Flexibilidad: Dave dice que la flexibilidad de Benchmark Estimating Software es lo que él ve como la mayor ventaja para su trabajo de estimación de costes. Nos comenta que “los niveles dentro de un Proyecto en Benchmark Estimating Software, las Secciones, Elementos, Sub-Elementos y Recursos nos dan muchísima flexibilidad”. Para una empresa tan diversa como Programmed Facility Management que trabaja con una gran variedad de complejos contratos de gestión de instalaciones, esta flexibilidad significa que pueden incluir en sus cotizaciones tanto detalle como necesiten. Esto a su vez repercute en estimados de costes más precisos y mayor eficiencia de costes durante la vida del proyecto.

Ahorre dinero y elimine errores: Dave también nos dice que “la capacidad de copiar y pegar en todos los niveles del software es realmente útil”. Benchmark Estimating Software contiene numerosas funciones que facilitan una funcionalidad ‘copiar y pegar’ en todo el software. Añadir Elementos desde un Proyecto, Auto Asignar desde un Proyecto y Asignar Recursos desde un Elemento de un Proyecto permitirá a Programmed Facilities Management presupuestar de una forma rápida y precisa todos los paquetes de trabajos necesarios en un contrato de mantenimiento, básicamente ‘copiando y pegando’ precios de oferta, elementos y recursos; ahorrando así tiempo y eliminando el tener que re-escribir todos los datos.

Mejor Gestión de Proyectos y Procesos: Benchmark Estimating Software ofrece a sus usuarios una exportación por recursos a Microsoft Project. Esta función crea automáticamente un gráfico de Gantt c para un proyecto según los cálculos de duración obtenidos para cada Elemento (actividad) del contrato, y al mismo tiempo exporta todos los recursos y costes. “La facilidad de exportar datos a Microsoft Project significa que no tenemos que empezar desde el principio cada vez” nos dice Dave. También nos comenta que los ingenieros estimadores de PFM pueden hacer un estimado borrador para un Jefe de Proyectos de una manera rápida y fácil, liberando así tiempo de los Jefes de Proyectos. Nos dice que la sencillez de uso de esta función va a “ajustar sus procesos” y mejorar el tiempo dedicado a gestión.

En resumen, Dave cree que Benchmark Estimating Software supondrá un ahorro de costes para Programmed Facility Management y traerá consigo procesos más rápidos y consistentes en toda la empresa.


Resumen

La Gestión de Instalaciones es un sector diverso y variado, con empresas que sirven a un amplio rango de clientes. Para Programmed Facility Management, la implementación de Benchmark Estimating Software es parte de su Mapa de Ruta Estratégico y permitirá a la empresa conseguir procesos de estimación más consistentes y transparentes. Ahorrará tiempo y dinero al ofrecer una funcionalidad más avanzada y gran flexibilidad, que permitirá proporcionar a sus clientes todos los datos y detalles para sus proyectos de gestión de instalaciones.