Colas Polska przejmuje kontrolę nad wyzwaniami estymacyjnymi
Colas Polska to część grupy Colas, dużej francuskiej firmy zajmującej się budownictwem. 
W ramach realizowanej przez grupę Colas inicjatywy wdrożenia oprogramowania Benchmark Estimating Software we wszystkich jednostkach w Europie Środkowej polski oddział grupy — Colas Polska Sp. z o.o. — zyskał istotne korzyści przy opracowywaniu i składaniu ofert przetargowych.
Colas Polska zajmuje się głównie drogownictwem: od małych lokalnych inwestycji drogowych po budowę dróg szybkiego ruchu i autostrad. Obroty firmy sięgają 80 milionów euro rocznie.
Firma używa programu Benchmark Estimating Software od dwóch lat; obecnie z systemu korzysta siedmiu estymatorów.
Narzędzia do weryfikacji, kontroli i wprowadzania zmian
Przed wdrożeniem programu Benchmark Estimating Software spółka Colas Polska przeprowadzała obliczenia estymacyjne w Excelu. Powodowało to określone problemy, zwłaszcza przy dużych projektach.
„Używając Excela, łatwo stracić kontrolę, zwłaszcza podczas analizowania danych” — mówi Michał Szcześniak, kierownik działu ofert i zakupów w Colas Polska.
Jak wyjaśnia pan Szcześniak, przygotowany przez klienta spis ilości jest importowany do projektu w systemie Benchmark. Program udostępnia firmie wszystkie narzędzia niezbędne do wprowadzania zmian dotyczących personelu i wyposażenia uwzględnianego w ofercie, a także łatwego korygowania pozycji w razie potrzeby.
Elastyczność i uniwersalność
Spółka Colas Polska stworzyła bibliotekę pozycji, stanowiącą pewnego rodzaju firmową bazę wiedzy. Pozycje z biblioteki są wykorzystywane w przygotowywanej ofercie i dostosowywane do wymogów danego projektu i zmieniających się warunków w miejscu realizacji robót.
Dzięki wyjątkowym funkcjom programu Benchmark proces estymacji w spółce Colas Polska został znacząco usprawniony:
- Funkcja Importowania pozycji ze spisu ilości pozwoliła zwiększyć prędkość i dokładność estymacji, ponieważ cały spis ilości jest importowany automatycznie.
- Estymatorzy korzystają następnie z funkcji Alokacji, aby wycenić pozycje w estymacjach: system dopasowuje odpowiednią pozycję z biblioteki do każdej pozycji spisu. „Często stajemy przed problemem zróżnicowanych konwencji nazewniczych stosowanych przez poszczególnych klientów, co wymaga różnych sposobów oznaczania pozycji. Używając funkcji Alokacji, możemy określić wymaganą wartość dopasowania nazwy w procentach, opis pozycji nie musi więc brzmieć dokładnie tak samo jak nazwa pozycji w bibliotece”.
- „Jesteśmy w stanie także zautomatyzować ten proces dzięki funkcji Autoalokacji, pozwalającej automatycznie alokować pozycje według ich kodu, opisu lub obu tych parametrów” — mówi pan Szcześniak. „To pozwala nam automatycznie przygotować ofertę realizacji całego projektu i oszczędzić mnóstwo czasu”.
- Zespół estymatorów wprowadza następnie korekty uwzględniające warunki w miejscu realizacji robót, używając w tym celu funkcji Wartości produkcji. Jeśli np. warunki gruntowe są trudne, estymator może zmniejszyć odpowiednią wartość produkcji, co spowoduje odpowiednie zwiększenie liczby godzin pracy sprzętu i personelu prowadzącego roboty ziemne.
- Jeśli specyfikacje projektowe są zróżnicowane, przydaje się funkcja Zmienne. Pozycja w bibliotece może bazować na określonym parametrze projektowym, a jej wartość jest oznaczana jako zmienna. Jeśli taka pozycja jest wykorzystywana w projekcie, w którym parametr projektowy jest inny, estymator zmienia wartość zmiennej, a system automatycznie koryguje wartość estymacji.
Rozwiązanie problemów nazewniczych i językowych
Pan Szcześniak ma świadomość, że każdy kraj w Europie Wschodniej ma własne wymagania związane z informatyką. Przykładem może być sposób zapisywania liczb: oddzielanie cyfr dziesiętnych kropką albo przecinkiem. Zespół twórców programu Benchmark wprowadził w nim niezbędne zmiany, aby to uwzględnić.
Jeśli chodzi o specyficzne wymagania obowiązujące w poszczególnych krajach, za najlepszą metodę uznano rozpoczęcie od szkolenia najważniejszych zaangażowanych osób: „Przekonaliśmy się, że lepiej przeprowadzić warsztaty i sesje szkoleniowe tylko dla kluczowych użytkowników, dając im miesiąc na poznanie oprogramowania. Później przekazują oni zdobytą wiedzę innym członkom zespołów”.
Taka procedura przyniosła też jedną niespodziewaną korzyść: choć program Benchmark Estimating Software jest dostępny w wielu wersjach językowych (także polskiej), estymatorzy z Colas Polska odkryli, że używając równolegle wersji polskiej i angielskiej, mogą doskonalić swoją znajomość angielskiego.
Realizacja możliwości
Michał Szcześniak podkreśla, że przed wdrożeniem systemu Benchmark firma nie miała wystarczającej kontroli nad estymacjami, zwłaszcza przy średnich i dużych inwestycjach drogowych. „Było łatwo o błędy, ponieważ zawsze musieliśmy przygotowywać raporty ręcznie” — mówi.
„Program Benchmark daje zaś wiele możliwości sprawdzania i kontrolowania kosztów. Możemy być pewni, że w obliczeniach nie ma błędów, że ceny są prawidłowe i że nie pominięto żadnej pozycji. Jesteśmy więc w stanie zweryfikować estymacje przed ich przekazaniem klientowi”.
Plany na przyszłość
Colas Polska ma trzy główne cele związane z estymacjami. Pierwszym jest zwiększenie wydajności małych projektów, co pozwoli zredukować koszty i umożliwi składanie większej liczby ofert. Drugi wiąże się z wykorzystaniem funkcji Procedury podczas składania ofert realizacji większych projektów, w tym inwestycji drogowych i budowy elektrowni wiatrowych, co zapewni większą spójność procesu estymacji. Trzecim celem jest sprawniejsze przekazywanie informacji o estymacjach dotyczących wygranego przetargu do działu operacyjnego. To pozwoli jego pracownikom opracować budżet robót.
„Zaczynamy teraz korzystać z tych wyjątkowych funkcji programu Benchmark Estimating Software, aby osiągnąć te cele” — mówi pan Szcześniak.
Jeśli chcesz poznać zalety, korzyści i zwiększające wydajność funkcje programu Benchmark Estimating Software, przydatne bez względu na kraj prowadzenia działalności operacyjnej, skontaktuj się z nami.
Skorzystaj z bezpłatnej demonstracji i przekonaj się, jak program Benchmark Estimating Software może ułatwić Twojej organizacji osiągnięcie celów i pokonanie wyzwań.
Wróć do listy studiów przypadku.
Strona internetowa Colas Polska: www.colas.pl
